I. Tổ chức Caritas TGP

Nhân sự văn phòng

- Nhân viên làm việc toàn thời gian

- Nhân viên bán thời gian

II. Các lãnh vực từ Văn phòng Caritas TGP

1. Phòng Hành Chánh

• Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu Cha Giám Đốc.
• Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc quản lý tài sản, trang thiết bị của Caritas TGP.
• Trình duyệt các qui định áp dụng trong hệ thống Caritas TGP, xây dựng cơ cấu tổ chức của các bộ phận trực thuộc và tiến hành  thực hiện.
• Triển khai và giám sát việc thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực được phê duyệt.
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát công việc theo Ý Cha Giám Đốc Caritas TGP
• Thực hiện Báo cáo cho Trưởng Ban Thường Trực Caritas TGP

1.1 Thư ký thường trực

• Giúp Cha GĐ nhận, chuyển và bảo quản hồ sơ, công văn, tài liệu.
• Soạn thảo các văn bản và các phiên họp chung
• Lên lịch làm việc cho Cha GĐ.
• Thực hiện công tác tiếp tân và trực điện thoại.
• Tiếp khách khi Cha GĐ vắng mặt.
• Thay mặt Cha GĐ tham dự một số cuộc họp, buổi lễ...
• Truyền đạt thông tin và gởi công văn, hồ sơ, tài liệu từ Cha GĐ đến các bên liên quan trong nội bộ cũng như bên ngoài và ngược lại.
• Chuẩn bị chương trình cho các buổi họp.
• Viết biên bản trong các cuộc họp.
• In ấn tài liệu.
• Thực hiện những gì Cha GĐ  chỉ thị

2. Phòng Tài Chánh – Kế Toán

2.1 Thực hiện các phát sinh kinh tế về:

• Kế toán tiền mặt:

Ghi nhận các phát sinh thu – chi tiền mặt theo đúng mục đích của người tài trợ và của dự án.

• Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền gửi khác:

Mỗi cuối tháng, liên hệ với ngân hàng về các sổ sách và chứng từ liên quan đến Caritas TGP. Từ đó, ghi nhận các phát sinh.

• Kế toán hàng tồn kho:

Ghi nhận và theo dõi nhập – xuất – tồn các hàng hóa của Caritas trên sổ sách kế toán.

• Kế toán công nợ phải thu
• Kế toán công nợ phải trả
• Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán và báo cáo tình hình tài chính:
• Định kỳ ngày 8 hàng tháng, báo cáo đến cha Giám đốc và Trưởng phòng Tài chính – Kế toán tình hình tài chính trong tháng gồm: Bảng Tổng hợp các hạn mục tài chính và Bảng Tổng hợp tình hình tài chính các dự án; các sổ sách kế toán: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan đến tiền mặt và tiền gửi.
• Định kỳ vào buổi họp giao ban thứ 2 của tháng, thông báo đến các quản lý dự án tình hình thu – chi – tồn của các dự án.
• Định kỳ mỗi quý, báo cáo tình hình tài chính các dự án và văn phòng đến ban Huy động ngân sách và các nhà tài trợ khi có yêu cầu của cha Giám đốc.
• Thực hiện và đối chiếu với quản lý dự án về báo cáo tài chính cho dự án khi quyết toán với nhà tài trợ. Đồng thời, xác nhận và gửi báo cáo đến nhà tài trợ theo yêu cầu của dự án.
• Tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính năm của toàn bộ các hoạt động trong năm của văn phòng Caritas TGP.

2.2 Thực hiện tổ chức, lưu trữ và bảo quản sổ sách kế toán: theo từng dự án, từng mục chi phí, từng tháng và từng năm.

2.3 Phối hợp làm việc với công ty kiểm toán khi đến kỳ:

• Chuẩn bị, tập hợp và cung cấp tài liệu kế toán theo yêu cầu của kiểm toán;
• Trực tiếp làm việc, giải đáp những thắc mắc, đáp ứng yêu cầu kiểm toán;
• Triển khai lại với văn phòng các yêu cầu cần thiết để kiện toàn quy trình sử dụng kinh phí theo đúng chuẩn mực kế toán.

3. Phòng Đào Tạo

• Tìm hiểu nhu cầu và đặc điểm về đào tạo và huấn luyện của toàn mạng lưới Caritas TGP.
• Lập kế hoạch hàng năm triển khai các chương trình đào tạo và huấn luyện cho toàn mạng lưới Caritas.
• Phối hợp cùng Phòng Mạng Lưới tổ chức các khóa huấn luyện theo kế hoạch đã được phê duyệt bởi Cha GĐ Caritas TGP.
• Đánh giá kết quả của các chương trình huấn luyện và đào tạo. Đề xuất việc điều chỉnh.
• Lập hồ sơ người được đào tạo và theo dõi về kết quả thực hành chuyên  môn
• Thực hiện Báo cáo cho Cha GĐ Caritas TGP.

4. Phòng MLC Giáo xứ

• Lập kế hoạch thăm viếng các giáo xứ.
• Liên hệ, trao đổi với Cha xứ trong việc thiết lập Caritas giáo xứ, hỗ trợ các thành viên Caritas thực hiện công tác bác ái theo tinh thần chung của Giáo hội.
• Giúp đỡ các Caritas Giáo xứ thực hiện chức năng của mình.
• Xây dựng kênh thông tin phản hồi từ cấp cơ sở.
• Thực hiện việc liên lạc và kết nối các Caritas giáo xứ và các Cơ sở BAXH trong TGP.
• Phối hợp cùng Phòng Huấn Luyện tổ chức các chương trình huấn luyện, tập huấn, đào tạo, linh thao…cho các đối tượng thuộc Mạng Lưới Caritas TGP.
• Lập kế hoạch và điều hành hoạt động của phòng.
• Thực hiện Báo cáo cho Trưởng BTT Caritas TGP.

• Một trong 5 mục tiêu của Caritas TGP: “Xây dựng mạng lưới Caritas TGP trong 203 giáo xứ”.
• Công việc ưu tiên hàng đầu cho kế hoạch “Xây dựng Mạng lưới ” là Đào tạo nhân sự phục vụ cho giáo xứ, nhằm 2 mục tiêu:
  • Giúp các thành viên Caritas giáo xứ hiểu và thi hành Bác ái theo Linh đạo Caritas của Hội Thánh công giáo.
  • Giúp một số kỹ năng cơ bản cho người thi hành Bác ái / Caritas
•  Tính tới ngày 18/6/2019 Caritas TGP đã có: 2064 thành viên đã tham gia các khóa tập huấn về Linh đạo Caritas và kỹ năng Công tác Bác ái xã hội và thành lập Caritas Giáo xứ. Đã có 159 giáo xứ ra mắt hoạt động trong 14 Giáo hạt (TGP có 203 Giáo xứ). Các thành viên caritas giáo xứ thực hiện công tác bác ái trong địa bàn giáo xứ dưới sự linh hướng của cha chánh xứ, đồng thời cũng chung tay thi hành một số công tác bác ái chung của Giáo hạt/ giáo phận.

• Các loại hình hoạt động tại các giáo xứ
  • Thăm viếng, chăm sóc bệnh nhân, người già neo đơn trong địa bàn giáo xứ.
  • Thăm viếng hỗ trợ quà, gạo, nhu yếu phẩm cho các gia đình nghèo, khuyết tật trong giáo xứ, làm nhà tình thương, giúp các giáo viên gặp khó khăn.
  • Thăm viếng bệnh nhân tại các bệnh viện và trao Mình Thánh Chúa cho các bênh nhân.
  • Một số giáo xứ có chương trình khám – chữa bệnh định kỳ cho người nghèo / hộ nghèo trong địa bàn giáo xứ và những khu xóm lân cận.
  • Một số giáo xứ có tổ chức NỒI CHÁO/ BỮA CƠM cho người nghèo. (2 bữa/ tuần hoặc 5 bữa/ tuần)
  • Quầy hàng bách hóa hỗ trợ người nghèo ( Bán giá vốn hoặc bán rẻ hoặc biếu tặng)
  • Bữa điểm tâm cho các em thiếu nhi học giáo lý trong giáo xứ.
  • Hỗ trợ học bổng cho các học sinh nghèo/ lo dụng cụ cho học sinh có hoàn cảnh khó khăn trong giáo xứ
  • Một số giáo xứ có tổ chức lớp học tình thương / phòng khám bệnh, phát thuốc cho người nghèo
  • Tổ chức các chuyến ủy lạo đến các vùng cao nguyên, miền tây cho đồng bào dân tộc/ người nghèo.
  • Tham gia chương trình Tiếp Sức mùa thi trong việc đón tiếp, chăm sóc chỗ ăn ở miển phí cho các thí sinh.

            Ngoài ra, các thành viên Caritas vẫn thường xuyên liên lạc với văn phòng để cùng tham gia xác minh những đối tượng cần được giúp đỡ trong các chương trình do Văn phòng Caritas TGP khởi xướng như: mổ mắt, mổ tim, trao xe lăn, ráp cánh tay giả…

​​​​​​5.Phòng Truyền Thông

• Giúp cho cộng đồng dân Chúa ý thức hơn về bổn phận thi hành đức bác ái kitô giáo của mình.
• Là nhịp cầu chuyển tải tin tức về hoạt động bác ái của văn phòng Caritas TGP, của Caritas các giáo hạt và các giáo xứ đến mọi người.
• Là nhịp cầu nối kết các thành viên Caritas TGP.
• Giới thiệu những người có hoàn cảnh khó khăn cần giúp đỡ.

6. Phòng Phục vụ sự sống

6.1. Ban khuyến học

  - Dự án: “Hỗ trợ học phí cho các học sinh có hoàn cảnh khó khăn trong TGP TP. HCM”

  - Dự án: “Hỗ trợ lớp học tình thương tại TP. HCM”.

6.2. Ban cơ sở bác ái

  - Hoạt động Trung thu

  - Thăm cơ sở bác ái

6.3. Ban bác ái xã hội

Mổ mắt

Mổ tim

Ráp chân giả

Trao xe lăn

Chương trình hỗ trợ cho những người có hoàn cảnh khó khăn (khẩn cấp và định kỳ)

6.4 Ban Cứu trợ nạn nhân bão lụt, thiên tai

6.5 Ban Chăm sóc sức khỏe

1. Chương trình Chăm sóc sức khỏe cho những hoàn cảnh đặc biệt (các mái ấm, các lớp tình thương và một số giáo xứ có nhiều người nghèo, người di dân…)
2. Chương trình tiếp cận và giúp đỡ những bệnh nhân nghèo ở các tỉnh xa đến khám và điều trị tại các bệnh viện trên địa bàn TPHCM.

• Hỗ trợ một phần chi phí bệnh viện tùy theo từng hoàn cảnh
• Hướng dẫn, đưa đón bệnh nhân khám và chữa bệnh đúng tuyến
• Hỗ trợ chi phí di chuyển
• Hỗ trợ chí phí ăn uống và chỗ ở cho bệnh nhân trong những lúc cần thiết

III.Các lãnh vực khác mà văn phòng Caritas Giáo phận đang thực hiện

1. Hoạt động nổi bật và ý nghĩa trong năm

• Tĩnh tâm cho các thành viên Caritas trong TGP .
• Ngày tri ân các ân nhân.
• Mục vụ đồng hành cùng các Thầy Đại Chủng Viện.
• Trao học bổng.
• Trung Thu cho các em có hoàn cảnh đặc biệt.
• Bổn mạng Caritas TGP Sài Gòn Thánh Giáo Hoàng Gioan Phaolo II
• Tổ chức Ngày Thế Giới người nghèo.
• Họp mặt cơ sở bác ái.
• Lễ Hội Giáng Sinh cho các em có hoàn cảnh đặc biệt tại TT Mục Vụ TGP.

​​​​​​​2. Những dự phóng cho hoạt động tương lai

• Tiếp tục xây dựng và mở rộng hoạt động của các Ban: Y tế/ BVSS/ HIV/AIDS/ Hỗ trợ NKT hòa nhập cộng đồng.
• Tiếp tục hoàn thành các thủ tục để xây dựng Nhà Dưỡng lão Củ Chi
• Liên đới với địa phương và giáo xứ trong việc hỗ trợ lớp phổ cập.
• Tìm cách hỗ trợ các hoạt động bác ái xã hội hiện hành; liên kết các hội đoàn, tổ chức các cơ sở hoạt động bác ái thành mạng lưới Caritas Tổng Giáo Phận.

Huy động rộng rãi các nguồn lực trong và ngoài nước, từ cá nhân, các đoàn thể, cho hoạt động của Caritas, khởi đi từ các giáo xứ.